Чек, который самозанятый исполнитель выдаёт после получения оплаты от юридического лица – важнейший документ, который с точки зрения налоговой инспекции имеет больший «вес», чем даже договор гражданско-правового характера и акт выполненных работ. Ведь он подтверждает, что получатель денежных средств задекларировал их и оплатил налог на профессиональный доход (либо оплатит в ближайшее время).
Кроме того, именно на основании данного чека юридическое лицо имеет право снизить собственную налогооблагаемую базу на сумму, потраченную на оплату работ (услуг) самозанятого исполнителя. Поэтому этот документ необходимо сохранить. Законодательство подразумевает, что срок хранения чека от самозанятого исполнителя – не менее 5 лет.
Но если с хранением бумажных чеков сложностей не должно возникнуть – они прикрепляются к договору ГПХ и акту выполненных работ, после чего отправляются в папку в архиве – то с электронными документами могут появляться вопросы. Где их хранить? Как? Может, проще распечатать?
Кроме того, именно на основании данного чека юридическое лицо имеет право снизить собственную налогооблагаемую базу на сумму, потраченную на оплату работ (услуг) самозанятого исполнителя. Поэтому этот документ необходимо сохранить. Законодательство подразумевает, что срок хранения чека от самозанятого исполнителя – не менее 5 лет.
Но если с хранением бумажных чеков сложностей не должно возникнуть – они прикрепляются к договору ГПХ и акту выполненных работ, после чего отправляются в папку в архиве – то с электронными документами могут появляться вопросы. Где их хранить? Как? Может, проще распечатать?
Особенности электронных чеков от самозанятых исполнителей
Электронная версия чека полностью эквивалентна бумажной. Поэтому исполнитель имеет право прислать этот документ в любой удобной для него форме – распечатанных, в виде .pdf-файла на электронную почту, даже просто скриншотом приложения «Мой налог» в мессенджере. Главное – чтобы он его передал.
Законодательство не регламентирует способы хранения электронных чеков от самозанятых исполнителей. Поэтому их можно размещать где и как угодно:
· В локальном хранилище – на жёстком диске компьютера, внешнем накопителе, оптическом диске и так далее;
· В облачном или удалённом хранилище – на арендованных серверах, на электронной почте;
· В системах учёта. Например, платформа «1С: Бухгалтерия 8» поддерживает хранение чеков от самозанятых исполнителей в специальной библиотеке.
Однако важно понимать, что чек должен храниться не менее 5 лет, а юридическому лицу в случае проведения налоговой проверки необходимо незамедлительно предоставить данный документ. Поэтому при выборе способа хранения требуется учитывать его надёжность и доступность (особенно в 2022 году, когда многие иностранные компании перестали оказывать услуги пользователям из России).
Вследствие этого многие юридические лица всё-таки распечатывают полученные от самозанятых исполнителей электронные чеки и помещают их в архив вместе с остальными документами, подтверждающими факт сотрудничества. Однако это не правило, а рекомендация.